OECS RCM: Diseño e Implementación de un Portal de Internet

Antecedentes

Grant Management Solutions (GMS) apoyó al Mecanismo de Coordinación Regional (RCM) de la Organización de Estados del Caribe Oriental (OECS) en el diseñó y desarrollo de un sitio web integral que fortalezca la estrategia de comunicación de este mecanismo y ofrezca funcionalidades específicas a sus miembros.

El RCM es responsable de velar por una buena gestión de las subvenciones, asegurando que se implementen conforme a lo planificado. También apoya al Receptor Principal (PR) y a los Subreceptores (SR) en la identificación y resolución de desafíos. Para cumplir con esta función de forma efectiva, el RCM necesitaba contar con una estrategia de comunicación clara, transparente y bien documentada.

El proceso de supervisión incluyó la participación de diversos actores: miembros del RCM de la OECS, instituciones gubernamentales y no gubernamentales, organizaciones externas al RCM, poblaciones clave y personas afectadas por el VIH, la tuberculosis y la malaria. Para coordinar estos esfuerzos, se creó un Comité de Supervisión encargado de planificar y ejecutar el seguimiento de las subvenciones en los Estados del Caribe Oriental.

El sitio web desarrollado se convirtió en una herramienta clave para compartir información entre los miembros del RCM, el Comité de Supervisión y otros actores involucrados. Sirvió también como punto central de difusión pública de información. Además, se creó una sección privada para miembros registrados, donde pudieron acceder a materiales en línea e interactuar entre ellos.

Características Generales del Sitio Web

El sitio web fue concebido con una estructura y funcionalidades específicas para fortalecer la comunicación del RCM y facilitar el acceso a la información entre sus miembros y aliados. El diseño y desarrollo se realizó utilizando un sistema de gestión de contenidos (CMS) de código abierto, como Joomla, que permitió a personal autorizado editar y actualizar el contenido fácilmente: crear, eliminar, modificar y publicar información según fuera necesario.

Diseño:

• Se utilizó una solución basada en herramientas y complementos gratuitos o de código abierto.
• El sitio fue diseñado con un enfoque responsivo, permitiendo una correcta visualización en navegadores, plataformas, computadoras y dispositivos móviles con diferentes sistemas operativos.
• Se aseguró una interfaz atractiva, fácil de navegar y con un tiempo de carga razonable.
• Todas las páginas incluyeron un campo de búsqueda visible y funcional.
• Se implementó un plan básico de protección contra hackers y antivirus para garantizar la seguridad del sitio.

Contenido y funcionalidades clave:

• Se incluyó una sección informativa sobre la OECS, el RCM, el Receptor Principal (PR) y los países participantes.
• Se habilitó un sistema de gestión documental que permite compartir archivos organizados por carpetas, fechas y temas. Este sistema permite subir documentos en diversos formatos, registrar quién los subió, incluir una descripción, etiquetas, metadatos y datos de búsqueda internos.
• Se creó un foro de discusión con opciones para moderación o participación abierta. Los usuarios registrados pueden crear y editar publicaciones.
• El área para miembros registrados brinda acceso a materiales y al foro de discusión.
• Se incorporó un calendario de eventos con sistema de notificaciones y recordatorios. Los usuarios autorizados pueden administrar eventos y otros pueden buscarlos por distintos criterios.
• Se habilitó una sección específica para publicar tableros de control (dashboards), en formatos PDF, presentaciones PowerPoint y archivos flash (SWF).
• Se integraron enlaces con redes sociales, una opción de suscripción al boletín de noticias, una sección de noticias, y la posibilidad de insertar videos desde YouTube.
• Se implementó SEO en las páginas para mejorar su visibilidad en motores de búsqueda.
• Se integró Google Analytics para el monitoreo del tráfico y comportamiento del sitio.

Este sitio web se convirtió en una herramienta clave para la implementación del Plan de Comunicación del RCM y el fortalecimiento del rol de supervisión en el marco de las subvenciones del Fondo Mundial.